Después de que hayamos creado una tabla dinámica, podemos cambiar el rango de los datos de origen.
Podemos expandir el origen de datos para incluir más filas de datos, por ejemplo, pero, si los datos de origen son muy diferentes, tienen más o menos columnas, debemos de considerar la posibilidad de crear una nueva tabla dinámica.
Para cambiar el origen de datos, vamos a la pestaña diseño de tabla , en el grupo datos , desplegamos cambiar origen de datos, y, a continuación, hacemos clic en cambiar origen de datos.
Se muestra el cuadro de diálogo cambiar origen de datos de tabla dinámica.
Se muestra el cuadro de diálogo cambiar origen de datos de tabla dinámica.
Nos muestra el origen actual.
Hacemos clic en el siguiente icono, y, seleccionamos el nuevo origen, y, aceptamos.
La opción de utilizar una fuente de datos externa, desde modelo de datos, o, desde power BI, la veremos más adelante.
Si queremos eliminar nuestra tabla dinámica, con una celda dentro de nuestra tabla, vamos a la pestaña de analizar tabla dinámica, dentro del grupo acciones, desplegamos borrar, y, seleccionamos borrar todo, con esta acción, se borran solo los datos, pero la tabla dinámica se mantiene, pero si queremos borrarlo todo, pues, seleccionamos la tabla dinámica, y, pulsamos la tecla de suprimir.
Vamos a hablar ahora del diseño y formato de una tabla dinámica
Modificar el diseño y el formato de una tabla dinámica, es para que sea más fácil leer los datos y examinar los detalles.
Podemos cambiar el formato de la tabla dinámica y la manera en que se muestran los campos, las columnas, las filas, los subtotales, las celdas vacías y las líneas.
Por ejemplo, en la tabla dinámica creada anteriormente, voy a bajar también a filas, el campo producto.
Ahora, tenemos nuestra tabla dinámica, donde podemos ver las cantidades vendidas por provincia, producto, y, centro comercial.
Podemos realizar cambios importantes en el diseño de una tabla dinámica o de sus distintos campos, si vamos a la vista de diseño, dentro de la pestaña diseño, tenemos un grupo llamado diseño de informe, si desplegamos, podemos usar uno de los tres formatos siguientes:
· Formato compacto: que es el formato predeterminado, muestra los elementos de los distintos campos de área de fila en una columna y usa sangría para distinguir si hubiese más elementos. Las etiquetas de fila ocupan menos espacio en el formato compacto, lo que deja más espacio para los datos numéricos. Se ven los botones Expandir y Contraer para que pueda mostrar u ocultar detalles en el formato compacto. El formato compacto ahorra espacio y hace que la tabla dinámica sea más legible.
Ya que hemos hablado de sangría, que es la separación entre elementos, esta sangría podemos desplazarla un poco más, para ello, hacemos clic con el botón secundario del ratón sobre la tabla dinámica, y, elegimos opciones de tabla dinámica.
Se abre la ventana opciones de tabla dinámica, donde podemos ver diferentes pestañas.
Dentro de la pestaña diseño y formato, tenemos diseño.
Donde podemos ver sangría de etiquetas de filas en forma compacta, porque solo funciona en forma compacto, voy a poner, por ejemplo, 4 como sangría, y veremos como la distancia ha aumentado.
· Formato tabular: muestra una columna por campo y proporciona espacio para los encabezados de campo, en el formato compacto, teníamos una provincia, y, debajo de ella, los productos, en este formato, tabular, tenemos una columna para las provincias, otra para los productos, y, un numero de columnas, que cada una pertenece a un centro comercial.
· Formato de esquema : es similar al tabular, pero puede mostrar subtotales en la parte superior de cada grupo, ya que los elementos de la columna siguiente se muestran en una fila debajo del elemento actual.
Si no queremos ver los botones de expandir y contraer.
Vamos a la pestaña análisis de tabla dinámica, y, dentro del grupo mostrar, podemos tanto activarlo como desactivarlo.
Lo siguiente que voy a hacer, es quitar de filas a provincia, y, producto, para ello, hacemos clic sobre un campo, dejando el clic del ratón pulsado, lo arrastramos hacia afuera, y, voy a bajar el campo fecha.
Vemos que se crea una jerarquía de fecha, que es años, trimestres, y, fecha.
Voy a dejar solo el año.
Vemos las ventas por año y por centro comercial.
Voy a bajar producto a filas, y, lo ponemos en formato tabular, en caso contrario, no funcionara.
Podemos ver que en la parte superior aparece el año, y, debajo los productos, pero yo quiero que aparezca el año también, al lado de cada producto.
Para ello, dentro de la pestaña de diseño, dentro del grupo diseño, despliego diseño de informe, y, selecciono repetir todas las etiquetas de elementos.
Ahora, aparece el año en cada fila de cada producto.
Si quiero volver al valor predeterminado, pues vuelvo a desplegar diseño de informe, y, elijo no repetir etiquetas de elementos.
Si no queremos ver los encabezados de columnas, vamos a la pestaña análisis de tabla dinámica, dentro del grupo mostrar, marcamos o desmarcamos encabezados de campo.
Mostrar los subtotales encima o debajo de las filas
Vamos a ver como hacemos para poder mostrar los subtotales, bien encima, o, debajo de las filas.
Teniendo seleccionada una celda dentro de la tabla dinámica, seleccionamos el campo de fila en el que deseamos mostrar los subtotales.
Si nos fijamos en al año 2017, podremos observar que los subtotales aparecen en la parte inferior.
Pero, quiero que aparezcan en la parte superior.
Vamos a la pestaña análisis de tabla dinámica, en el grupo campo activo, hacemos clic en configuración de campo.
Se abre la ventana configuración de campo.
Vemos dos pestañas, que son subtotales y filtros, y, diseño e impresión.
En la pestaña Subtotales y filtros, en Subtotales, podemos elegir Automáticos o Personalizados.
Nota: Si seleccionamos Ninguno, los subtotales se desactivan.
Si elegimos personalizado, podemos elegir como queremos ver el subtotal, una suma, un recuento, máximo, mínimo…
Lo dejamos en automático.
Vamos a la pestaña Diseño e impresión, en Diseño, hacemos clic en Mostrar etiquetas de elementos en formato esquemático.
Para mostrar los subtotales encima de las filas de subtotales, debemos de activar la casilla Mostrar subtotales en la parte superior de cada grupo. Esta opción está seleccionada de manera predeterminada.
Aceptamos.
Vemos que el subtotal aparece encima.
Para mostrar los subtotales debajo de las filas de subtotales, desactive la casilla Mostrar subtotales en la parte superior de cada grupo
Ahora, vamos a ver cómo podemos mover un campo de nuestra tabla dinámica, es decir, cambiar el orden de los elementos de filas o columnas.
Bien, hacemos clic derecho en la etiqueta de fila o de columna, o en el elemento de una etiqueta, seleccionamos Mover y luego usamos uno de los comandos del menú para mover el elemento a otra ubicación.
Por ejemplo, voy a elegir mover años a la derecha.
Vemos que se ha puesto después de producto, quedando producto como la primera columna.
Pero, ahora, lo que quiero es mover un elemento, por ejemplo, mover el año 2018 al final.
Para ello, hago clic con el botón alternativo del ratón sobre el año 2018, elijo mover, y, selecciono mover al final.
Ahora, el año 2018 es el último año de la lista.
Otra forma de moverlo es seleccionando el año, vamos a uno de los lados de la celda, cuando el puntero se convierta en cuatro puntas, lo movemos.
Veamos como mover una columna al área de etiquetas de fila o una fila al área de etiquetas de columna
Es posible que deseemos mover un campo de columna al área etiquetas de fila o un campo de fila al área de etiquetas de columna para optimizar.
Al mover una columna a una fila o una fila a una columna, transpone la orientación horizontal o vertical del campo. Esta operación también se denomina "dinamizar" una fila o columna.
Bien, hacemos clic derecho en un campo de fila, en este caso, vamos a pasar una fila a columna, que va a ser la fila año, seleccionamos Mover, y, luego hacemos clic en Mover años a la columna.
Ahora, años está en columnas, y, obra en filas.
Si queremos hacer la operación inversa, es decir, pasar ahora la columna año a fila, pues, hacemos clic derecho en un campo de columna y luego hacemos clic en Mover <años> a la fila.
Combinar o separar celdas para elementos externos de filas y columnas
Podemos combinar celdas de elementos de filas y columnas para centrar los elementos horizontal y verticalmente, es decir, que loa títulos estén centrado con los datos.
Para ello, hacemos clic con el botón secundario del ratón sobre la tabla dinámica, y, elegimos opciones de tabla dinámica.
Dentro de la pestaña diseño y formato, tenemos diseño.
Marcamos combinar y centrar celdas con etiquetas.
Aceptamos.
Vemos como los años quedan alineados con el título.
Vamos a ver que tenemos que hacer para quitar los decimales.
Hacemos clic con el botón secundario del ratón sobre una celda que contenga un número.
Elegimos formato de número.
Se abre la ventana formato de celdas.
Dentro de categoría, elegimos número.
En la ventana de la derecha, ponemos cero decimales.
Aceptamos, y, vemos como las cantidades ya no tienen decimales.
Comments