Usar formulario para la entrada de datos
- Jaime Franco Jimenez
- 9 may 2022
- 3 Min. de lectura
Vamos a ver cómo podemos usar un formulario dentro de la plataforma de Excel, para la entrada de datos.
A menudo, tenemos una base de datos, la cual debemos de introducir los datos manualmente, lo que se puede convertir en una tarea tediosa.
Por ejemplo, tenemos los siguientes datos, si tenemos más de 1000 registros, para introducir una nueva línea, debemos de irnos a la última fila vacía, e, introducir el dato.
Excel nos proporciona una herramienta llamada formularios, que nos va a hacer más agradable y fácil la entrada de datos, pero hay que decir que para usar esta herramienta, el modelo de datos debe de estar en formato de tabla.
Para convertir el modelo en tabla, basta tener una celda seleccionada dentro del modelo de datos, y, pulsamos CTRL más T.
En la ventana que se abre, debemos de asegurarnos de que este activa, la tabla tiene encabezados.
Aceptamos.
Vemos que se le da un formato al modelo, el cual podemos cambiar desde la pestaña diseño de tabla.
Seguimos, esta herramienta, no viene incorporada en la cinta de opciones, somos nosotros los que debemos de habitarla, pues, lo vamos a colocarla, mejor, en la cinta de acceso rápido.
Para ello, hacemos clic en el siguiente icono dentro de la barra de acceso rápido.
Seleccionamos más comandos.
Se abre la ventana de opciones de Excel, donde ya vemos señalada barra de herramientas de acceso rápido.
En la ventana central, vemos comandos disponibles en.
Justo debajo de ella, vemos los comandos que tenemos en la cinta de opciones, donde no se encuentra la herramienta de formulario.
Pues, desplegamos comandos disponibles en, y, seleccionamos comandos que no están en la cinta de opciones.
Buscamos en la ventana debajo de comandos disponibles en, la herramienta de formularios, y, hacemos clic en agregar.
Aceptamos.
Y ya lo vemos en la barra de acceso rápido.
Pues es el momento de usarlo.
Para ello, con una celda dentro del modelo de datos, hacemos clic en el icono de formulario.
Se abre la ventana de formulario, con diferentes opciones, donde aparece relleno con el primer registro.
Vamos a agregar un nuevo registro, para ello, hacemos clic en nuevo.
Rellenamos los diferentes campos.
Una vez rellenados, pulsamos la tecla de enter.
Vemos como se ha añadido a nuestro modelo.
Voy a agregar otro nuevo registro.
Si queremos salir de la ventana de formulario, hacemos clic en la X en la parte superior derecha, o, hacemos clic en el botón de cerrar.
Si me coloco en una celda fuera del modelo, y, hacemos clic en el icono de formulario, nos aparece un mensaje de que esto no se puede aplicar al rango especificado.
Voy a seleccionar una celda dentro del modelo, y, hago clic en el icono de formulario.
Se abre la ventana rellena con el primer registro.
Si queremos movernos hacia adelante, o, hacia atrás, a través de los registros, pulsamos en buscar anterior, o, buscar siguiente.
También podemos desplazarnos usando la barra vertical.
Una vez que hemos seleccionado, el registro, podemos eliminarlo, haciendo clic en eliminar.
Vemos que tenemos un botón llamado criterios.
Nos muestra los campos en blanco, para introducir un valor de búsqueda en el campo.
Por ejemplo, en producto, voy a poner melocotón.
Haremos tenemos que hacer clic en buscar anterior, o, buscar siguiente.
Si queremos alternar entre la vista de formulario y de criterios, si nos fijamos cuando hacemos clic en el botón de criterios, vemos que cambia el nombre a formulario, al hacer clic en formulario accedemos a la vista de formulario, y, vuelve a poner el nombre de criterios, que si hacemos clic en criterios, aparece de nuevo la vista de criterios, y, si hubiera algún valor, aparecería.
Imaginemos, que tenemos el registro del producto de melocotón, y, nos hemos equivocado, y, hemos cambiado el precio.
Pues, si hacemos clic en el botón de restaurar, pondrá de nuevo el valor que tenía.
Pero, si cambiamos el precio, y, salimos de formulario, si volvemos a entrar, ya no podemos restaurar.
Decir que si creamos una validación de datos, y, ponemos una restricción, también afecta al formulario.
Por ejemplo, vamos a crear una validación de datos, donde solo podemos introducir las provincias de Sevilla, Huelva, y, Jaén.
Para ello, seleccionamos las celdas de las provincias.
Vamos a la pestaña de datos, dentro del grupo herramientas de datos, hacemos clic en validación de datos.
En la ventana de validación de datos, desplegamos permitir, y, elegimos lista.
En la ventana origen, vamos a escribir los valores.
Ponemos un mensaje de error.
Aceptamos.
Pues vamos a probarlo.
Hacemos clic en el icono de formulario.
Voy a modificar la provincia del registro1, y, pongo una provincia no valida.
Al aceptar, vemos como nos aparece el mensaje de advertencia de validación de datos, con el mensaje que hemos puesto.
Hacemos clic en cancelar, para poner un valor valido.
También, podemos usar los operadores de comparación, por ejemplo, quiero los registros cuyas cantidades sean mayores a 3.
Para ello, hago clic en criterios.
En el campo cantidad pongo “>3”.
Podemos ver en la parte superior derecha de la ventana de formulario, el número de coincidencias, en este caso, estoy en el registro 2 de 3.
Voy haciendo clic en buscar siguiente, y, los puedo ir visualizando.
Comentarios