Usar los tipos de datos correctos
Algunas características de Power Query son contextuales para el tipo de datos de la columna seleccionada.
Por ejemplo, al seleccionar una columna de fecha, estarán disponibles las opciones disponibles en el grupo de columnas fecha y hora del menú Agregar columna.
Pero si la columna no tiene un conjunto de tipos de datos, estas opciones aparecerán atenuadas.
Ahora, vamos a hablar de referenciar y duplicar.
Vemos un ejemplo para entender mejor estos dos conceptos.
Vamos a cargar el archivo TELEFONOS.
Lo cargamos al modelo de Power Query, yendo a la pestaña datos, dentro del grupo, obtener, y transformar, desplegamos obtener datos, desplegamos de un archivo, y, seleccionamos, desde un libro de Excel.
Seleccionamos nuestro archivo, y, hacemos clic en importar.
Se abre la ventana, navegador, con una tabla, Tabla1, y, varias hojas, pues seleccionamos Tabla1, y, hacemos clic en transformar datos.
Vemos que ha reconocido bien los tipos de datos.
El modelo, tiene una columna de PAISES, países que se repiten, y, queremos crear una nueva consulta pero solo con los países, además, de añadirle un ID.
Entonces, teniendo seleccionada la consulta, hacemos clic con botón alternativo de ratón, y, seleccionamos duplicar.
Vemos que nos ha creado una copia de la consulta original.
Le cambiamos el nombre y le ponemos, por ejemplo, Países, para ello, hacemos doble clic sobre la consulta.
Tenemos una copia exacta, de la consulta ventas.
Como nos queremos quedar solo con los países únicos, seleccionamos la columna de países, botón alternativo de ratón, y, seleccionamos quitar otras columnas, con esto, conseguimos que deje solo la columna de países.
Pero, los países se repiten, y, queremos solo valores únicos, por lo que teniendo de nuevo seleccionada la columna de países, botón alternativo de ratón, y, elegimos quitar duplicados.
Ya solo, tenemos los países únicos.
Vamos a desplegar el filtro, y, ordenamos de manera ascendente.
Ya tenemos los países únicos, y, ordenados, de menor a mayor.
Lo siguiente, va a ser añadirle un ID, para ello, teniendo la columna seleccionada, vamos a la pestaña de agregar columna, dentro del grupo general, desplegamos columna de índice, y, elegimos desde 1.
Ya tenemos agregada la columna de índice, empezando desde el número 1.
Movemos la columna índice a la primera posición, y, ya tenemos una consulta de países únicos junto con su ID.
Si nos fijamos en la consulta ventas, y, la duplicada, vemos que nada ha cambiado.
Ahora, vamos a volver a copiar la consulta ventas, pero, en este caso, como referencia, para ello, teniendo la consulta ventas seleccionada, botón alternativo de ratón, y, elegimos referencia.
Igual que antes, tenemos una copia de la consulta ventas.
Si a esta consulta referenciada, eliminamos una columna, por ejemplo, vamos a la columna total, de la consulta referenciada, hacemos clic con botón alternativo del ratón, y, seleccionamos quitar.
Vamos a la consulta ventas, vemos que ese cambio no ha surtido efecto en la consulta ventas, sigue estando la columna de total, pero, y, si lo hacemos a la inversa, es decir, voy a la consulta ventas, y, elimino una columna total, como lo hemos hecho anteriormente.
Pues, podremos ver que en la consulta referenciada, que también se ha eliminado.
¿Esto que quiere decir?
Bien, cuando hacemos un duplicado, se crea una copia de la consulta original, pero esta copia, ya no tiene nada que ver con el origen, quiere decir que lo que pase en el origen no se verá reflejado en el duplicado.
Al contrario, que con referencia, que siempre mantiene un vínculo con el origen, quiere decir que lo que pase en el origen, también pasara en la consulta referenciada.
Es como cuando creamos una imagen vinculada en Excel, que todo lo que pase en el origen, pasa también en la imagen.
Pero, veamos un ejemplo, para verlo más claro.
Vamos a Power Query y nos traemos el siguiente archivo, que se encuentra en la carpeta, origen2, y, hacemos clic en importar.
Aparece la ventana, navegador, donde aparecen tanto las tablas como las hojas.
Vamos a seleccionar varias tablas, por lo que marcamos, la casilla, seleccionar varios elementos, y, seleccionamos las siguientes tablas.
Una vez seleccionadas hacemos clic en transformar datos.
Hasta aquí todo bien, pero, que ocurre si cambiamos el archivo de lugar, en vez de ponerlo en origen2, lo vamos a poner en origen1.
Una vez cambiado el archivo de sitio, dentro de power BI, en la pestaña de inicio, dentro del grupo consulta, desplegamos actualizar vista previa, y, seleccionamos actualizar todo.
Vemos que todas las consultas muestran error, dicho error, es que no encuentra el archivo original, porque siempre está conectado con dicho archivo.
Esto lo podemos solventar, seleccionando una consulta, yendo a la ventana de pasos aplicados, y, haciendo clic en la rueda dentada del primer paso que es origen.
Se abre la ventana, libro de Excel, donde aparece la ubicación del archivo, tendríamos que hacer clic en examinar, y, elegir, la nueva ruta, pero esto tendríamos que hacerlo con todas las consultas, y, si en vez de cuatro o cinco consultas, tenemos, por ejemplo, 100, pues sería un trabajo que no tendría fin.
Pues, vamos a hacer lo siguiente, seleccionamos, por ejemplo, la consulta ventas, con botón alternativo del ratón, elegimos, duplicar.
Le cambiamos el nombre, y, le ponemos, origen.
Ahora, esta consulta la vamos a referenciar, para ello, con botón alternativo del ratón sobre ella, y, elegimos referencia.
Seleccionamos la consulta, vamos a la pestaña vista, y hacemos clic en editor avanzado.
Podemos ver que está tomando el origen de la consulta duplicada (Origen), bien, pues vamos a copiar estas líneas, para ello, las seleccionamos, y, pulsamos CTRL más C.
Lo siguiente que debemos de hacer, es ir a cada consulta, por ejemplo, seleccionamos la consulta años, vamos a la ventana de pasos aplicados, y, seleccionamos el primer paso, que es origen.
Vamos a la pestaña vista, y, hacemos clic en editor avanzado, podemos ver una línea llamada origen, donde muestra la ubicación del archivo original.
Pues, vamos a borrar todas las líneas que hay, y, pegamos las nuevas.
Hacemos clic en listo.
Esto tenemos que hacerlo con el resto de las consultas.
Es un trabajo laborioso, pero solo debemos de hacerlo una vez.
Una vez hecho, ya la consulta referenciada no la voy a necesitar, por lo que, la seleccionamos y pulsamos la tecla de suprimir para borrarla.
Con esto, conseguimos que todas las consultas tomen la ruta de la consulta origen.
Ahora, seleccionamos la consulta origen, vamos a la pestaña vista, y, hacemos clic en editor avanzado, podemos ver, la ruta.
Pues, dentro de la ruta, donde pone origen2, cambiamos el 2, por el 1.
Hacemos clic en listo, como todas las consultas toman la ruta de la consulta origen, podremos ver que ahora ninguna da error.
Con esto, hemos conseguido que cuando el origen cambie, solo tengamos que cambiarlo en una consulta o Query duplicada, por lo que el ahorro de trabajo es considerable.
Esto, también lo podemos hacer mediante el uso de parámetros.
Crear consultas dinámicas y flexibles es un procedimiento recomendado.
Los parámetros de Power Query ayudan a que las consultas sean más dinámicas y flexibles.
Un parámetro, sirve como una forma de almacenar y administrar fácilmente un valor, que se puede reutilizar de muchas maneras diferentes.
Siguiendo con el ejemplo anterior, vamos a realizar lo mismo pero con un parámetro.
Lo primero que debemos de hacer, es copiar la ruta del archivo origen, para ello, hacemos clic en la consulta origen, en la ventana de pasos aplicados, seleccionamos el primer paso (Origen), y, hacemos clic en la rueda dentada.
Se abre la ventana, libro de Excel, vemos una ventana llamada, ruta de acceso de archivo, donde vemos la ruta.
Pues, seleccionamos la ruta, y, pulsamos CTRL más C para copiar.
Volvemos a power Query, dentro de la pestaña de inicio, hay un grupo llamado parámetros.
Desplegamos administrar parámetros, y, elegimos parámetro nuevo.
Se abre la ventana, administrar parámetros, pues, lo primero que tenemos es en la ventana Nombre, proporcionar un nombre que nos permita reconocerlo fácilmente, y, diferenciarlo de otros parámetros que podría haber crear, le vamos a llamar ruta, también, podemos poner una descripción, sobre lo que hace este parámetro.
Lo siguiente es requerido, que debe de estar marcada, para que otros usuarios sepan que es obligatorio el uso del parámetro.
Después, tenemos tipo, que va a ser el tipo de datos que va a contener el parámetro, se recomienda tenerlo bien configurado, en nuestro caso, va a ser texto.
Lo siguiente es valores sugeridos, que pueden ser:
· Cualquier valor.
· Lista de valores.
· De una consulta.
Vamos a usar cualquier valor, quiere decir que lo podemos escribir manualmente, en este caso, voy a pegar la ruta que he copiado anteriormente.
Con esto ya hemos terminado, hacemos clic en aceptar.
Si nos fijamos en el panel de consultas, podemos ver nuestro parámetro.
Bien, lo siguiente va a ser cambiar la ruta de cada archivo, por el parámetro, para ello, seleccionamos la primera consulta, en la ventana pasos aplicados, hacemos clic en la rueda dentada del primer paso que es origen.
Se abre la ventana, libro de Excel, desplegamos ABC, y, elegimos parámetro.
Como solo tenemos uno, aparecerá en la ruta de acceso al archivo, aceptamos.
Debemos de repetir este paso, para el resto de las consultas.
Vamos a cambiar el archivo de sitio, actualizamos, y, veremos que nos devuelve error cada consulta.
Para solventar el problema, seleccionamos el parámetro, cambiamos el numero del directorio, y, veremos, como automáticamente, todas las consultas se han actualizado.
También, podríamos crear un desplegable con las dos rutas, y, así elegir la ruta correcta, para ello, desplegamos administrar parámetros, y, elegimos parámetro nuevo.
Le vamos a llamar ruta2.
En tipo, elegimos texto.
En valores sugeridos, desplegamos, y, elegimos lista de valores.
En el cuadro que se abre, donde pone 1, hacemos clic con el ratón, y, pulsamos CTRL más C para pegar la primera ruta.
Añadimos una línea, pegamos la ruta, y, cambiamos el uno por el dos de origen.
En la ventana, valor predeterminado, elegimos la primera ruta, en la ventana, valor actual, también elegimos la primera ruta.
Aceptamos.
Lo podemos ver en el panel de consultas.
Si cambiamos la ruta, solo desplegamos este parámetro, y, seleccionamos la ruta correcta.
Los parámetros los podemos usar de otras maneras, por ejemplo, en la tabla de ventas, tenemos una columna que es total, podemos crear un parámetro que va a ser un 15% de descuento sobre el total.
Para ello, vamos a la pestaña de inicio, desplegamos administrar parámetros, y, seleccionamos parámetro nuevo.
En la ventana nombre, ponemos, por ejemplo, descuento, como tipo va a ser número decimal, y como valor va a ser 15%.
Aceptamos, y, en el panel de consultas, podremos ver el parámetro creado con el valor de 0,15.
Ahora, vamos a la pestaña agregar columna, dentro del grupo general, hacemos clic en columna personalizada.
En la ventana, nuevo nombre de columna, le damos un nombre, por ejemplo, descuento.
En la ventana, formula de columna personalizada, hacemos doble clic sobre en la columna total, en la ventana, columnas disponibles, ponemos el símbolo de multiplicación (*), y, a continuación, el nombre del parámetro.
Podemos ver en la parte inferior, que no se han detectado errores de sintaxis.
Aceptamos.
Vemos que al final se ha agregado una nueva columna, llamada descuento, con el 15% aplicado a cada valor, pero vemos, que no ha detectado el tipo de datos, pues lo cambiamos, como ya sabemos.
También, podemos usar un parámetro para filtrar, por ejemplo, queremos filtrar de la columna total, de aquellas cantidades que sean mayores a 100.000.
Vamos a crear un parámetro nuevo, donde en tipo va a ser número decimal, y, como valor va a ser 100.000.
Lo siguiente es desplegar el filtro de la columna total.
Desplegamos filtros de número, y, elegimos mayor que.
Se abre la ventana, filtrar filas, desplegamos 1.2, y, elegimos parámetro.
Si tenemos más de un parámetro, desplegamos y lo elegimos, pues, ya tenemos la columna total, filtrada por aquellas cantidades mayores a cien mil.
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