Podemos simplificar la entrada de datos y reducir los errores, se ha agregado un nuevo grupo de opciones denominado Controles de celda.
La casilla de verificación es el primer control que se ha añadido.
Lo encontramos en la pestaña de insertar.
Cuando insertamos una casilla de verificación, su valor por defecto es FALSO.
Una casilla de verificación solo funciona con valores booleanos y celdas en blanco, cualquier otro valor es ignorado.
Para eliminar el formato de una casilla de verificación debemos de ir a la pestaña inicio – borrar- borrar formatos.
Veamos un ejemplo, trabajamos con el modelo que suelo usar habitualmente.
El modelo esta en formato de tabla, y, se llama Ventas.
En la celda I2, tenemos las provincias únicas ordenadas.
Seleccionamos las celdas J2:J21, vamos a la pestaña de insertar, dentro del grupo controles de celdas, hacemos clic en CheckBox.
Vemos que se ha insertado una casilla de verificación en cada celda.
Ya sabemos que el valor predeterminado es FALSO.
Queremos que cuando marquemos una casilla de verificación, nos aparezca el total para dicha provincia.
En la celda K2, ponemos el condicional SI, preguntamos si la celda J2 es igual a VERDADERO, el cual no hay que poner, porque de forma predeterminada compara con VERDADERO.
=SI(J2
Como argumento valor si verdadero, usamos la función SUMAR.SI, como argumento rango, seleccionamos la columna de provincia, como argumento criterio, ponemos la celda I2, como argumento rango de suma, seleccionaos la columna de total.
Como argumento valor si falso, ponemos blanco.
=SI(J2;SUMAR.SI(Ventas3[Provincia];I2;Ventas3[Total]);"")
Aceptamos, y, arrastramos.
Marquemos una casilla de una provincia, y, vemos el total de dicha provincia.
Marquemos varias casillas.
Si desmarcamos la casilla, aparecerá blanco.
Ahora, tenemos una serie de centros comerciales con sus casillas de verificación.
Cuando marquemos una casilla de verificación, el centro debe de aparecer con una línea marcada y un color gris claro.
Seleccionamos el rango A2:A7, desplegamos formato condicional, seleccionamos nueva regla.
En la ventana dar formato a los valores, ponemos el signo igual, la celda B2 e igualamos a VERDADERO.
Hacemos clic en formato.
Marcamos tachado, y, damos un color gris claro.
Aceptamos, marcamos una o mas varias casillas de verificación, y, vemos como se tacha con un color gris claro.
Si desmarcamos aparece con su formato original.
Veamos otro ejemplo.
Tenemos en vertical dos centros comerciales, en horizontal, porcentajes desde el 5% al 100%.
Vamos a poner casillas de verificación en cada celda de porcentaje para cada centro comercial.
En las celdas J2, y J3, debe de aparecer el porcentaje que corresponda a las casillas de verificación seleccionadas, por ejemplo, si marcamos las dos primeras casillas de verificación, debe de aparecer el 25%, después, añadiremos una barra de datos.
Podemos marcar una casilla o varias casillas de verificación, seleccionando la o las casillas de verificación, y, pulsando barra espaciadora.
En la celda J2, usamos el condicional SI, preguntamos si el rango E2:I2 es igual a VERDADERO, en ese caso, que nos devuelva el rango E1:I1 y fijamos, en caso contrario, que nos devuelva un texto en blanco.
=SI(E2:I2;$E$1:$I$1;"")
Sacamos el valor máximo.
=MAX(SI(E2:I2;$E$1:$I$1;""))
Lo ponemos en formato de porcentaje.
Como no he seleccionado ninguna casilla de verificación, aparece 0%.
Seleccionamos la celda J2, desplegamos formato condicional, y, seleccionamos una barra de datos.
Desplegamos formato condicional, seleccionamos administrar reglas.
Desplegamos la ventana tipo de barra más corta, seleccionamos número, en la ventana valor, ponemos 0.
Desplegamos la ventana tipo de barra más larga, seleccionamos número, y, en la ventana valor ponemos 1, porque los valores que tenemos van desde 0 a 1.
Si queremos cambiamos el color de la barra.
Aceptamos.
Arrastramos la expresión una vez.
Seleccionamos la primera casilla de verificación del primer centro comercial, y, las dos primeras casillas de verificación del segundo centro comercial.
Vemos como nos aparece el porcentaje correspondiente con su barra de datos.
Seleccionamos el rango E2:I2, desplegamos formato condicional, seleccionamos nueva regla.
En la ventana dar formato a los valores, ponemos el signo igual, la celda E2, e, igualamos a VERDADERO, damos un color de relleno.
Aceptamos, ahora, cuando seleccionemos una casilla de verificación, aparecerá con el relleno que hemos asignado.
Repetimos la operación para el segundo centro comercial.
Miguel Angel Franco
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